Outlook日历基础知识培训.docx

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1、Outlook日历基础知识培训会议要求全天事件茴任务有四种不一致日历条目可供选择。在Outlook日历中，您能够将活动安排为约会、会议、事件或者任务。具体选择哪种条目类型取决 于两个方面：一是还涉及到其他什么人，二是您希望如何显示条目。通过在日历中正确选择条目，活 动的进展、发生的时间与涉及的人员就会一目了然。让我们先从最重要的情况开始。您需要先熟悉如何找到日历，然后才能查看其中的内容。下列是查看 日历的两种快速方法：在“导航窗格”中单击“日历”。在“待办事项栏”顶部的“日期选择区”上单击一个日期O3月日一二三四五六26 27 28 1 2 3 45 6 7 8 9 10 1112 13 14

2、 15 16 17 1819 20 21 2223 24 2526 27 28 29 30 31 1看到日历后，您能够使用窗口顶部的按钮进行导航及显示或者隐藏全面信息：1 .单击“天”、“周”或者“月”可快速切换视图。2 .使用“前进”与“后退”按钮能够方便地在日历中移动。3 .止匕外，您还能够使用其他按钮来显示或者隐藏天或者全面信息，具体取决于您选择的视图。日历中的一天，每种类型的条目出现一次。既然您看到了日历，那么就能够开始安排活动了。有四种类型的条目供您选择。通过熟悉这些不一致 的类型，能够更有效地安排活动。1 .约会：约会是在预定的时间发生的活动，只涉及您一个人。2 .会议：会议也是在

3、预定的时间发生，就像约会一样。不一致之处在于，您通过电子邮件发送会 议要求，借助它来邀请其他人。3 .事件：事件是持续一整天的活动。与约会或者会议不一致的是，事件不可能在日历中划分时间 段。设立了事件后，您仍可在当天的日程中显示其他条目。4 .任务：任务是只涉及您一个人的活动，它不需要预定的时间。在OUtlook2007中，日历的“天” 与“周”视图中有一个显示任务的新区域。假如您明白自己将会很忙，但不涉及任何其他人，请使用约会。您能够输入约会，在日历中划分时间 段，以安排时间研究项目、撰写报告，或者者在下班途中办情况。要建立约会或者者任何类似的日历条目，一种快速方法是，将指针放在“天视图中所

4、需的时间上，单击，然后键入全面信息。在此图片中，我们展示了执行此任务的步骤：1 .将指针放在日历中所需的时间上，然后单击。2 .键入全面信息。3 .约会需要更多时间？只需拖动手柄即可延长约会的时间。16日星期一二十五(康拓医药有限公司会议早操101会议室1 明2显示任务时的排序依据:截止日期开始日期截止日期V为会议准备复印件20069-22 (星期五)2006922 (星期五)U 取zffcS物26-9-26 (ffi)26-9-26 (ffi)百口 会议在预定的时间发生，而且涉及其他人与会议地点。日历中的会议能够是由您建立的，也能够是您应他人的邀请而参加的。会议将显示在您与其他有关人员的日历

5、中。在日历中，您能够通过会议条目中的信息区分会议与约会。在会议中，您将看到这些内容：1 .会议地点2 .会议组织者的姓名Outlook中的会议是借助会议要求建立的，会议要求通过电子邮件递送给与会者。二十五16日5医药有限公司型8 00早操900101会议室史建明10 显示任务时的排序依据:截止日期开始日期截止日期为会议准备复印件取干洗衣物2OO6922 （星期五）2OO6922 （星期五）2006-9-26 （星期二）26-9-26 （星期二）假如您想在日历中看到某些活动，而且这些活动不需要安排特定的时间，也不需要涉及一整天，那么 您能够在日历中将这些活动作为任务。当您在“天”视图或者“周”视

6、图中查看日历时，您将看到“任务” 区域。比如，假如您有许多情况要办，请将每项情况作为任务输入。当您完成一项任务时，请勾消它。完成 的任务将贴附于完成该任务的那一天上，使您随手即可获得已在该天完成的任务的整洁列表。我们在 图片中展示了这一点：完成的任务带有复选标记与一条横穿它的线。您能够输入带有预定开始日期与截止日期的任务。假如您未能在截止日期完成任务，任务将会自动向 前移，并出现在当天上，直至您重新安排它或者勾消它为止。提示 要快速重新安排任务，请使用“周”视图，并将任务从一天拖到另一天上活动可能会反复发生，但这并不意味着您需要反复输入活动。要告诉Outlook某个约会、会议或者 事件会重复不

7、断地发生，请使用“定期”功能。活动的频率被称之它的定期模式。正如您在图片中的练习”约会中看到的一样，定期约会是重复出现的，同时显示一个定期图标 回。要设置定期模式，请打开约会，然后在“约会”选项卡的“选项”组中单击“重复周期”按钮。S显示为：H忙9提翌 15分钟裔私人性质?重要性育4重要性低O Q 重复周期时区 分类选项 2007年2月5日-2007年2月9日搜索日历11008 009 0010 0要打开定期日历条目，以查看其全面信息或者对其进行更换，请双击它。然后，您会看到一条与图片中的消息类似的消息，该消息为您提供两个选项：“打开本次事件”假如您想查看或者更换一个实例，而不是整个序列，请选

8、择此选项。比如，在特定 的某一天，您可能想比平常晚半个小时做练习，但并不更换平常的时间。“打开序列”假如您想查看或者更换整个序列，请选择此选项。比如，您决定将“练习”约会的所有实例 的时间都推移半个小时。打开序列后，要更换其定期模式，请单击“约会”选项卡上的“重复周期”按钮。目显示为：Hlt CQHm岛私人性质JYs重要性-向以提醒：15捌重复周期时区分类J重要性.低. 提示 在使用定期项目时请记住下列几点： 请勿删除定期条目，而是更换“结束日期”。这样可为您保留过去事件的记录。 关于单个活动，您可能需要创建几个不一致的定期日历条目才能实现该活动所需的定期模式。比如，假 如要设置在每月的第15

9、天与最后一天发生的发薪日事件，需要为之设置两个定期事件。创建任何类型的日历条目时，都会自动设置提醒。OUtlk会在约会与会议开始之前15分钟通知您。 在图片中，我们展示了更换任意日历条目的提醒时间的步骤，具体做法是：打开该条目，然后在“约 会”选项卡上的“提醒”框中调整设置。1 .双击约会，打开它。2 .选择提醒时间。3 .提醒将在所指定的时间显示。；至？一会较F会未读/已读gjg打移动Sb7 迪 OneNote快速步骤Gl 移动附收件 (Ctrl +E)一苗为U方式:日期清廓斤有蜘g个人假日俊元的项目炫皓的项目Sg所有类8U,.设置快速单击g)/钎您是否希望生日能够引起您的注意？是否希望个人

10、约会能与商业约会有所区别？ Outlook能够做到 这一点。有色类别闪亮登场了！有色类别同意您命名颜色，并在需要时更换名称。使用颜色能够突出 显示一些条目，让人一眼就能注意到。安排会议时，您需要选择一个其他人能够参加的时间。Outlook可让您与同事互相告知什么时候谁会 很忙、谁会外出、谁会空闲。日历条目的边框颜色指示该时间已安排为闲、暂定或者外出。您将在自己的日历中看到边框颜色，同 时能够更换颜色。新创建的约会与会议会自动输入为忙，而事件会自动输入为闲。通过使此信息保持最新与准确，您将 从同意与其他人共享日程的功能中受益。备注 假如将某个事件的时间设置从闲改为任何其他状态，则该事件对应的一整天将会变暗。 假如您更换了其他人创建的会议的时间设置，而该会议的组织者更新了会议时间，您所做的更换将会被 覆盖。