用好“清单思维”搞定“汇报沟通”.docx

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1、用好“清单思维”搞定“汇报沟通”近期和一位朋友聊天，他就和我分享了一次失败的汇报经历。他组织了一 次重要的经营汇报会议，结果中间出了好几次维漏。 一位重要的成员忘记了拉进会议群，忘记给这位成员发会邀。 新上任的老板对数字特别敏感，他现场质疑了一个数据，要求朋友现 场测算数据。结果这位朋友准备的Excel表都是死表，他现场重新写 公式和调试，在众目睽睽之下，出了好几次错，场面极其尴尬。 汇报结束后，老板提问了一个问题，因为朋友没有提前准备这个问题, 导致回答得不是很好。我听了之后，深深体会到打工人的不易。一个项目，立项成功了，项目做 完了，分析报告写完了，就差最后临门一脚了，却因为没有汇报好，功

2、败垂 成。就算前期的工作做得再出色，恐怕也难以挽回颓势。同时，这件事也给我 一个启示，当我们做一件事情的次数超过3次时，一定要想办法把这件事给流 程化或标准化。这跟生产制造流程化一个道理，标准流程化能提高效率，提升 品质，降低失误和成本。汇报、沟通、开会之类的工作，大部分人觉得是很 艺术化的事情，认为很难总结出套路和标准来。在我看来，这些事情涉及 到的人员、事项、环节非常繁多，恰恰是需要标准化的。而“清单思维” 就是一副良药，用一张流程图和六张清单，就可以将琐碎事项“化零为 整”，思路清晰、井然有序地搞定每一次汇报和沟通。一、汇报流程图和六张清单从整体看，汇报沟通分为三个大流程六个小环节。1

3、.汇报前：要确认参会人员、确定会议时长、准备汇报材料，此时 最重要的事情就是做到万事俱备。2 .正式汇报：包含现场汇报和提问答疑两个环节，此时最重要的就 是做到胸中有丘壑，灵活应答疑。3 .汇报后：老板会安排相关的后续工作，此时，最重要的就是及时 跟进TO do,确保后续事情能够执行。汇根沟通的标准化流程图每个环节，要准备和关注的事项非常多，用六张清单就可以避免遗漏 掉重要事项，避免忽略掉关键要素，避免出错和疏忽，降低失误率，提升 汇报成功率。六张清单二、汇报前，3张清单做好准备居安思危，方可安享未来。早有准备，方能应对不时之需。做任何事 都要有万全的准备，汇报更是如此。汇报前，我们需要准备三

4、个清单。1 .准备参会人员信息清单这个清单主要用来熟悉会议是什么档次的会议，主要参与人是谁，他们在 公司担任什么职务，负责什么业务，关注点是什么，有什么样的业务风格。在 大的互联网公司，通过Iark、kim等沟通软件，就可以查询到参会人的相关信 息。但是参会人的风格和关注点等信息并不容易获得，这需要我们在平常的会 议和接触中，做有心人，多观察，多记录，多积累。该清单主要有两个作 用：一是用于准备汇报的内容和次序、每个内容的汇报时长，以及汇报时 使用的话术。二是用于准备汇报中可能被提问到的问题。参会人员信息清单 会改IrM清单与人员信息会议主题会议It长 会议主济人会人H A置业井关注廉业多风格

5、2024年XX公 司商户化,经 管规划会议2小时副总商业化整体商业化餐体收入fl标及实现策4对数字敝感，房风行，关注直点用户负fr人用户增长/变现用户增长目标及策喀关注”节和找行力产品负责人产品功能/效果销q负贲人客户开发修渠道负於人代理商管理/政策财务负，人收入/成本/利涧*w*w*w*w*w*PMOAi-A/日/沈梅/选反*商分负育人数据/方法/策$善RHRBP*人力管理/配豆*外公众寻律 *）业分析豕Su门2 .会议资料清单这个清单主要用来帮助你进行汇报、演讲和沟通，分为主讲资料和辅助 资料。主讲资料是你用来展示和汇报的东西，可能是PPT.文档、Excel. Word,在字节、快手等互联

6、网公司通常都使用在线文档汇报，方便共 享、编辑和评论。辅助资料包括数据底表、数据模型、以及各种FaCtbOOk等，主要用 于应对汇报当中的提问、质疑和问题的深入讨论。在大的互联网公司， 我们常以链接的形式将辅助资料附在主讲资料的相关部分。会议资料清单资料类型资料类型资料用处资料来源主耕费打汇报使用的讲槁PPT I Word I 在我文楼 I Excel口头汇报分析柒写详”数据袅现7Excel龄证数据内部数据率”卜部数据敦掘模型I财务模型I业香模型Excel险证和调试数据分析林龙个人所完 资料用户研究报告PPT I Word I在线文档了解用户评“信息消充者调研行业研究FaCtbOOkPPT I

7、 Word I在线文棒了解行业评“信息desk research/专家访谈辅助先对研究FaCtbOOkPPT I Word I在线文枯了解竞时评“信息desk research/专家访谈资料业品冬门前期的研究文植PPT I Word I在线文楼变看了解业务/项目业/事门业务岑门介电的背景信息PPT I Word I在线文桢查看子目详“背景业务年门他人所完 资料行业二手资料PPT I Word I pdf去看评“行业信息desk research行业佶息PPT I Word 1 pdf查看评X竟对情息desk research/专家访谈 4L r r* 一. 2xM17 冏北TPTT豕Inl3

8、. Q&A问题准备清单该清单主要是预估参会人员会提问哪些问题，以及提前思考该如何问 答这些问题。Q&A问题准备清单参会人员负於业务情计会提出什么何题应该如何B答副总商业化筌体明年要达成XX目标，目前看GaP有多大？如何弥朴Gap?估计GaPXX大，弥补G叩有三条 跄气.*w*ww*w*用户负育人用户增长/变现产品负育人产品功能/效果*销负贵人客户开发维护育*w*梁道负十人代理商管理/政策*W*财务员会人收入/成本/利洞*PMO负黄人项目/流41/进度两分负贵人数据/方法/策喀HRBP人力管理/配R肯*w*w*w*w*w*ww*w*W*八 D6Mlll，八 + 二 r1 c.l-IA TA R由

9、业万机豕、UI I三、现场汇报时，两张清单提升自信3.汇报内容和汇报次序清单我们在汇报一个项目和任务的时候，汇报的内容通常包含项目背景、 项目目的、项目核心分析结论、分析方法、具体分析过程、项目建议和解 决方案这几个模块。但是在和不同的人汇报时，每个模块的汇报次序也是 不一样的。汇报内容和汇报次序清单汇报内容汇报对象管理决策层直接上司业务线平级项目背景1项目目的2研究分析结论321研究分析方法32具体分析过程43项目/研究分析进度1项目建议/解决方案45, r业力析fSun(1)如果汇报对象是管理决策层首先，汇报分析的背景，这时一定要简短介绍，1到2分钟即可。接着， 要汇报分析的目的，一句话说

10、明分析的目的是什么。然后，汇报核心分析结 论。汇报完核心结论之后，很可能有两种结果。第一种是结论在老板们的预期 之内，这种结论就很乐观了。接下来我们就不用汇报方法和具体过程了，直接 汇报建议和解决方案就可以了。第二种是结论不在老板的预期之内。这时候就 要详细解释得出这样结论的原因、具体分析过程和分析方法了。最后，汇报建 议和解决方案。(2)如果汇报对象是直接上司直接上司与管理决策层不太一样，他更关心工作的进度。所以在汇报 的时候，按如下顺序：首先，汇报工作进度。接着，汇报核心分析结论。分析背景和目标直属上 司基本都知道，不需要过多的说明。之后，汇报分析方法和具体分析过程。最 后，汇报解决方案和

11、建议。(3)如果汇报对象是业务线的平级人员业务线的平级人员，这个位置决定了他非常关注分析方法和过程。因 为他还需要向上一级负责人去汇报，去说服上一级的老板。所以，他们必 须先验证我们的方法是否科学，分析过程是否严谨，论据是否可靠，数据 是否真实，这样才能保证结论的正确，他才有信心获取上级的信任。所 以，在和业务线平级汇报的时候，一定要详细说明分析方法和具体分析过 程。首先，直接汇报核心分析结论。分析背景和目的在立项的时候已经明确， 这里不需要再去过多阐述。之后，汇报分析方法。接着，汇报具体分析过程。 最后，汇报建议和解决方案。5 .现场汇报注意事项清单除了汇报次序之外，现场汇报时，我们还要掌握

12、好每个模块的汇报时间， 将70%的时间花在讲结论、原因和建议上，背景、方法、目的以及研究过程， 都要尽量少花时间去讲。话术也是影响汇报成败的一个重要原因，要避免使用 专业术语，学会使用打比方，在使用数字时紧跟数字揭示的业务含义。汇报后的提问和答疑环节非常考验一个人的反应能力。提前准备问题可以 提升反应速度；同时，我们也不能一味被动，要适时学会反问；非自己职责范 围内的，要学会停顿，等待别人回答；最后实在无法回答的，要承认不足，标 记为to do,后续单独汇报。现场汇报注意事项清单分类注意事项汇报次序面对不同的汇报对象，调整汇报内容的次序汇报时间安排70%的时间要花在讲结论、原因和建议上，背景、方法、目的以及研 究过程，都要尽量少花时间去讲汇报话术避免使用专业术语要善于打比方汇报数字时，之后要紧跟数字揭示的业务含义应对提问不能一味被动，站在被问的角色，而要适时地去反问一些问题非自己职责范围之内的，学会停顿等待，请人回答无法回答的，承认不足，列为tod。，后续找时间单独汇报四、汇报后，一张清单跟进TOdO汇报之后，老板会对你的汇报做一些点评，会对汇报中涉及的内容进行后 续的安排。这时候我们一定要落实好这些T。do事项。6 .会议TO do清单而要落实好，一定要有一个清单或List。清单中应该包含什么？主要 包括TOd